Ochrana osobných údajov Wonderstar s. r. o.

2. Základné pojmy a definície

V záujme jasného a zrozumiteľného výkladu ochrany osobných údajov uvádzame prehľad kľúčových pojmov, s ktorými sa v tomto dokumente stretnete:

3. Rozsah a účel spracovania osobných údajov

Osobné údaje spracúvame v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na poskytovanie našich prémiových marketingových a kreatívnych služieb a na zabezpečenie profesionálnej komunikácie s vami. V tejto časti vysvetľujeme, aké kategórie osobných údajov spracúvame a na aké účely.

3.1 Typy osobných údajov, ktoré spracúvame

• Identifikačné údaje – meno, priezvisko, prípadne názov spoločnosti, pracovná pozícia alebo funkcia, ktoré nám poskytujete pri dopyte, uzatváraní zmluvy alebo registrácii na naše aktivity.
• Kontaktné údaje – e-mailová adresa, telefónne číslo, korešpondenčná adresa alebo iné kontaktné údaje, ktoré nám umožňujú komunikovať s vami v súvislosti s poskytovaním služieb.
• Údaje z formulárov – údaje uvedené v našich online formulároch (napr. formulár Kontakt, formulár na dopyt konzultácie, rezerváciu stretnutia alebo odber newslettera), vrátane obsahu správy, preferencií služieb, odvetvia podnikania alebo projektových požiadaviek.
• Údaje o zmluvných vzťahoch – informácie o objednaných službách, priebehu spolupráce, fakturačné údaje, platobné údaje (v rozsahu potrebnom na účtovné a daňové účely) a súvisiaca dokumentácia.
• Údaje o využívaní webu – IP adresa, typ prehliadača, jazykové nastavenia, približná geografická poloha, informácie o tom, ako sa pohybujete po našom webe, na ktoré stránky klikáte, ako dlho na nich zotrvávate a z akého zdroja na web prichádzate. Tieto údaje spracúvame spravidla v pseudonymizovanej alebo agregovanej podobe.
• Marketingové a komunikačné preferencie – informácie o tom, či si želáte dostávať naše marketingové správy, newsletter, pozvania na odborné podujatia, prípadne preferované kanály a frekvenciu komunikácie.
• Údaje z prieskumov a spätnej väzby – odpovede na dotazníky spokojnosti, prieskumy trhu, verejnej mienky alebo výskum zákazníckej skúsenosti, ktoré realizujeme v rámci našich služieb.

3.2 Účely spracovania osobných údajov

• Poskytnutie a realizácia služieb – uzatváranie a plnenie zmlúv na reklamné, marketingové, fotografické, brandingové, výskumné a konzultačné služby, príprava ponúk, projektová komunikácia a doručovanie výstupov.
• Spracovanie dopytov a komunikácia – odpovedanie na vaše otázky, reakcie na dopyty cez kontaktné formuláre, rezervácie konzultácií a vedenie obchodnej korešpondencie.
• Priamy marketing a budovanie vzťahov s klientmi – zasielanie personalizovaných obchodných ponúk, marketingových odporúčaní, informácií o nových službách, blogových článkoch, prípadových štúdiách a odborných podujatiach, ak na takúto komunikáciu máme príslušný právny základ.
• Analytika a zlepšovanie používateľskej skúsenosti – meranie výkonnosti webovej stránky, optimalizácia obsahu a používateľských ciest, testovanie nových funkcií a zabezpečenie plynulého a bezpečného chodu nášho online prostredia.
• Prieskum trhu a verejnej mienky – realizácia prieskumov a analýz, ktoré pomáhajú klientom lepšie porozumieť cieľovým skupinám, v rámci čoho môžeme spracúvať údaje účastníkov prieskumov v pseudonymizovanej alebo anonymizovanej podobe.
• Plnenie právnych povinností – vedenie účtovníctva, uchovávanie daňových dokladov, vybavovanie reklamácií, riešenie právnych nárokov a spolupráca s orgánmi verejnej moci v rozsahu vyžadovanom právnymi predpismi.
• Ochrana našich oprávnených záujmov – ochrana právnych nárokov, bezpečnosť systémov, prevencia podvodov, monitorovanie a dokumentovanie dôležitej komunikácie v odôvodnených prípadoch.

4. Právne základy spracovania osobných údajov

Osobné údaje spracúvame vždy len vtedy, ak máme na spracúvanie riadny právny základ v zmysle GDPR. V tejto časti vysvetľujeme, na ktoré právne základy sa pri spracúvaní osobných údajov odvolávame.

4.1 Plnenie zmluvy alebo opatrenia pred uzatvorením zmluvy

Ak s nami uzatvárate zmluvu alebo s vami komunikujeme s cieľom uzatvoriť zmluvu (napr. vypracovanie ponuky, špecifikácia zadania, konzultácia riešení), spracúvame vaše osobné údaje na právnom základe plnenia zmluvy alebo prijatia opatrení pred jej uzatvorením. Ide najmä o identifikačné a kontaktné údaje, fakturačné údaje a údaje súvisiace s predmetom zmluvy.

4.2 Oprávnený záujem

V niektorých prípadoch spracúvame osobné údaje na základe nášho oprávneného záujmu, pričom vždy posudzujeme, či neprevažujú vaše práva a slobody. Oprávnený záujem uplatňujeme najmä v týchto situáciách:

• základná analytika a štatistika návštevnosti webu v agregovanej alebo pseudonymizovanej podobe s cieľom zlepšovať služby a používateľskú skúsenosť,
• priama komunikácia s existujúcimi klientmi o súvisiacich alebo obdobných službách, ktoré by pre nich mohli byť relevantné,
• ochrana našich právnych nárokov a vedenie evidencie dôležitej komunikácie či zmluvných dokumentov,
• zabezpečenie siete a informácií, monitoring a predchádzanie zneužitiu systémov a webovej stránky.

4.3 Splnenie zákonnej povinnosti

Niektoré osobné údaje musíme spracúvať z dôvodu plnenia zákonných povinností, ktoré nám vyplývajú najmä z účtovných a daňových predpisov alebo osobitných právnych noriem. Ide napríklad o uchovávanie faktúr, zmlúv, korešpondencie a s tým súvisiace údaje po zákonom stanovenú dobu.

4.4 Súhlas dotknutej osoby

V prípadoch, kde nemáme iný primeraný právny základ na spracúvanie osobných údajov, alebo kde to právne predpisy výslovne vyžadujú, žiadame vás o dobrovoľný súhlas. Tento sa môže týkať najmä:

• zasielania newslettera alebo cielených marketingových správ na vašu e-mailovú adresu,
• využívania niektorých typov marketingových a personalizačných cookies na webe,
• zverejnenia referencií, prípadových štúdií alebo fotografických materiálov, v ktorých by bolo možné identifikovať konkrétnu fyzickú osobu.

Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať, pričom odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním. Praktický postup pre uplatnenie tohto práva nájdete v časti Práva dotknutých osôb.

5. Prenos a uchovávanie osobných údajov

Osobné údaje uchovávame a chránime tak, aby bola zabezpečená ich dôvernosť, integrita a dostupnosť. Zároveň si dávame pozor na to, komu a za akých podmienok osobné údaje sprístupňujeme.

5.1 Miesto uchovávania osobných údajov

Osobné údaje sú spravidla uchovávané na serveroch našich zmluvných partnerov a v našich interných systémoch, ktoré sa nachádzajú najmä na území členských štátov Európskej únie alebo v krajinách, pri ktorých Európska komisia uznala primeranú úroveň ochrany osobných údajov.

5.2 Prenos údajov tretím stranám

Osobné údaje poskytujeme tretím stranám len vtedy, ak je to nevyhnutné na naplnenie vyššie uvedených účelov, máme na to právny základ a s týmito subjektmi máme uzatvorené primerané zmluvy o spracúvaní osobných údajov. Môže ísť najmä o:

• poskytovateľov hostingových a cloudových služieb,
• poskytovateľov analytických, e-mailových, CRM a marketingových platforiem,
• externých odborníkov a konzultantov (napr. účtovné, právne alebo IT služby),
• subdodávateľov, ktorí sa podieľajú na produkcii a realizácii marketingových a kreatívnych projektov.

V odôvodnených prípadoch môžeme osobné údaje sprístupniť aj orgánom verejnej moci, ak nám takúto povinnosť ukladá zákon alebo ak je to nevyhnutné na ochranu našich právnych nárokov.

5.3 Prenos osobných údajov mimo EU / EHP

Ak by došlo k prenosu osobných údajov do krajín mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru, zabezpečíme, aby boli dodržané požiadavky GDPR, najmä prostredníctvom rozhodnutia o primeranosti ochrany, štandardných zmluvných doložiek alebo iných primeraných záruk.

5.4 Doba uchovávania osobných údajov

Osobné údaje uchovávame len po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelu, na ktorý boli získané, respektíve po dobu vyplývajúcu zo zákonných lehôt. Orientačne platí:

• údaje súvisiace s uzatvorenými zmluvami uchovávame spravidla 10 rokov od skončenia zmluvného vzťahu z dôvodu daňových a účtovných povinností a ochrany právnych nárokov,
• komunikáciu súvisiacu s dopytmi a konzultáciami bez nadväzujúcej zmluvy uchovávame najviac 2 roky od posledného kontaktu, pokiaľ nedôjde k uzatvoreniu zmluvy alebo odvolaniu súhlasu,
• údaje pre marketingové účely na základe súhlasu uchovávame do jeho odvolania alebo do uplynutia doby stanovenej pri jeho udelení,
• údaje z prieskumov a analytiky uchovávame v pseudonymizovanej alebo anonymizovanej podobe po dobu potrebnú na vyhodnotenie a aplikáciu zistení.

6. Práva dotknutých osôb

Ako dotknutá osoba máte v súvislosti so spracúvaním osobných údajov viaceré práva. Rešpektujeme ich a vytvárame podmienky na ich efektívne uplatnenie. Uplatnenie práv je bezplatné, pokiaľ vaše požiadavky nie sú zjavne neopodstatnené alebo neprimerané.

7. Bezpečnosť osobných údajov

Ochrana osobných údajov a dôvera klientov sú pre nás kľúčové. Pri spracúvaní osobných údajov uplatňujeme primerané technické a organizačné opatrenia, aby sme minimalizovali riziko neoprávneného prístupu, straty alebo zneužitia údajov.

7.1 Technické opatrenia

• využívanie zabezpečeného pripojenia cez protokol HTTPS a šifrovanie komunikácie,
• pravidelné aktualizácie systémov, serverov a používaného softvéru,
• pseudonymizácia alebo anonymizácia údajov pri analytických a výskumných aktivitách, kde je to možné,
• zálohovanie dát a monitorovanie prevádzky systémov z dôvodu prevencie incidentov a rýchleho obnovenia funkčnosti.

7.2 Organizačné opatrenia

• obmedzenie prístupu k osobným údajom iba na oprávnené osoby, ktoré ich potrebujú na plnenie pracovných úloh,
• školenie interných tímov v oblasti ochrany osobných údajov a bezpečnej práce s dátami,
• zmluvné zabezpečenie ochrany osobných údajov u našich sprostredkovateľov a dodávateľov,
• interné pravidlá a procesy pre riešenie bezpečnostných incidentov a porušení ochrany osobných údajov.

Aj keď uplatňujeme vysoký štandard bezpečnostných opatrení, žiadny systém nie je možné úplne vylúčiť z rizika. V prípade, že by došlo k porušeniu ochrany osobných údajov, ktoré by mohlo viesť k vysokému riziku pre vaše práva a slobody, prijmeme potrebné kroky a v odôvodnených prípadoch vás budeme informovať v súlade s GDPR.

8. Kontakt a podávanie žiadostí

Ak máte otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov, chcete uplatniť niektoré zo svojich práv alebo získať viac informácií o tom, ako spracúvame vaše údaje, môžete nás kontaktovať prostredníctvom nasledujúcich kanálov.